Registrierkassenpflicht für Ärztinnen und Ärzte
In dieser Artikel dreht sich alles um die Registrierkassenpflicht für Ärzte – wer betroffen ist, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und welche Maßnahmen zur Vermeidung von Problemen ratsam sind.
Eine sorgfältige Vorbereitung, regelmäßige Überprüfung der Registrierkasse und eine strukturierte Vorgehensweise bei Prüfungen oder technischen Ausfällen sind essenziell. Wir geben Ihnen wertvolle Einblicke und praxisnahe Hilfestellungen.
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Grundsätzlich unterliegen selbstständig tätige Ärztinnen und Ärzte der Registrierkassenpflicht, insbesondere Wahlärztinnen & -ärzte, aber auch Kassenärztinnen & -ärzte und Zahnärztinnen & -ärzte mit Zusatzleistungen.
Die Pflicht zur Führung einer Registrierkasse für Ärzte greift, wenn:
- der Jahresumsatz über 15.000 Euro netto pro Betrieb liegt und
- davon mehr als 7.500 Euro netto als Barumsatz (inklusive Kartenzahlungen) gezählt werden.
Nicht als Barumsatz zählen:
- Überweisungen per Erlagschein,
- Zahlungen von Krankenkassen (Sammelrechnungen),
- Rezeptgebühren bei Hausapotheken (durchlaufende Posten)
Zur Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht müssen Patientendaten nicht auf dem Beleg aufscheinen.
Erleichterungen und Vorgaben zur Kassenführung
Hausbesuche
Während eines Hausbesuchs kann ein händischer Beleg ausgestellt werden. Der Umsatz muss aber unverzüglich nach Rückkehr in die Praxis in der Registrierkasse erfasst werden.
Monatliche und jährliche Aufzeichnungen
- Die Zwischenstände des Umsatzzählers (Monatszähler) sind zu jedem Monatsende zu ermitteln und zu speichern.
- Ein Jahresbeleg muss bis spätestens zum 15. Februar des Folgejahres beim Finanzamt hochgeladen werden. Diese Übermittlung kann automatisch durch die Registrierkassensoftware erfolgen. Alternativ können Sie die Belegcheck-App nutzen oder uns als Steuerberater mit dieser Aufgabe betrauen.
- Quartalsweise ist das vollständige Datenerfassungsprotokoll extern zu speichern.
Ausfall der Registrierkasse – Was ist zu tun?
Ausfall der Sicherheitseinheit
- Falls keine alternative Registrierkasse mit funktionierender Sicherheitseinheit vorhanden ist, kann vorübergehend ohne Sicherungseinheit weitergearbeitet werden.
- Nach der Reparatur ist ein Sammelbeleg mit Betrag Null zu erstellen.
- Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, muss dies innerhalb von einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden.
Gänzlicher Ausfall der Registrierkasse
- Der Kassenhersteller sollte umgehend kontaktiert werden.
- Falls keine Ersatzkasse verfügbar ist, müssen Belege händisch ausgestellt und nach Reparatur in die Registrierkasse nacherfasst werden.
- Bei irreparablen Schäden muss das alte Datenerfassungsprotokoll gesichert und die Kasse außer Betrieb genommen werden.
- Eine neue Inbetriebnahme ist erforderlich und ein längerfristiger Ausfall (>48 Stunden) über FinanzOnline zu melden.
Außerbetriebnahme der Registrierkasse
- Erstellung eines Schlussbelegs mit Betrag Null.
- Sicherung und Aufbewahrung des Datenerfassungsprotokolls.
- Meldung der Außerbetriebnahme binnen einer Woche über FinanzOnline.
Wechsel der Registrierkasse und -/oder der Signaturerstellungseinheit
Alte Einheit deaktivieren und neue Einheit aktivieren, hier ist es ratsam diese Aufgaben gleich direkt vom Softwareanbieter erledigen zu lassen, alternativ bitte uns als Steuerberater beauftragen.
Wichtige Tipps für den Praxisalltag
- Um Differenzen zu vermeiden und die Abwicklung zu vereinfachen, empfehlen wir die Integration der Registrierkasse in Ihr bestehendes Praxis-EDV-System.
- Bankomat- und Kreditkartenzahlungen täglich abgleichen: Mit Einreichung der Tagesabschlüsse beim Bankomatkassenanbieter sollten gleichzeitig die Einträge in der Praxissoftware abgestimmt werden.
- Fehlbuchungen rechtzeitig korrigieren: Falls eine Kartenzahlung fälschlicherweise als Barzahlung erfasst wurde, muss die Korrektur noch vor der nächsten Einnahmenerfassung erfolgen. Eine Berichtigung im Zuge der Monatsbuchhaltung wäre zu spät.
- Frühzeitige Prüfung der Registrierkassendaten: Um Überraschungen bei Prüfungen zu vermeiden, sollte das Datenerfassungsprotokoll regelmäßig geprüft werden.
Prüfung der Registrierkasse durch das Finanzamt
Registrierkassenprüfungen erfolgen als Aufsichtsmaßnahme der Finanzämter, um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen.
Der Prüfablauf folgt einem klaren Schema:
- Das Finanzamt informiert den Praxisinhaber oder direkt dessen Steuerberater über die bevorstehende Prüfung.
- Der Mandant übermittelt einen aktuellen Nullbeleg sowie das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse, welches vorab auf mögliche Unregelmäßigkeiten geprüft wird
- Beim Vor-Ort-Termin wird im Beisein des Prüfers ein sogenannter Null-Beleg aus der Registrierkasse gedruckt.
- Das vollständige Datenerfassungsprotokoll wird auf einem geeigneten Datenträger übergeben.
- Der Prüfer erstellt ein Besichtigungsprotokoll, in dem alle relevanten Informationen zur Kasse, Modellnummer und Bedienung dokumentiert sind.
Besonderes Augenmerk legen die Prüfer auf nachträgliche Korrekturen im Kassensystem, da diese potenziellen Unregelmäßigkeiten signalisieren könnten. Auch eine korrekte Abwicklung von Bankomat- und Kreditkartenzahlungen steht im Fokus der Kontrollen.
